เชื่อไม้ยว่า powerpoint ทำให้ผู้บริหาร nasaไม่เชื่อว่ากระสวยอวกาศโคลัมเบียมีความเสี่ยงด้านเทคนิค
รอบนี้เจ๊แซนขอติดเรื่อง ส่วนผสมการทำสไลด์แบบมืออาชีพไว้ก่อนนะคะ พอดีเจ๊แซนได้ไปอ่านเจอบทความหนึ่ง เกี่ยวกับเรื่องเล่าในการทำงานนำเสนอแบบมืออาชีพ ว่ามัน "สำคัญ" อย่างไร ไม่แน่ใจอีกเหมือนกันว่า บอสเจ๊แซนเคยส่งบทความนี้มาให้อ่านเหมือนกัน แต่ได้แปลเป็นไทยเรียบร้อยแล้วนะคะ กลัวแฟนคลับของเจ๊แซนจะหลงคิดไปว่า "เจ๊นั่งทางใน...สถาปนาศาสตร์แขนงนี้ขึ้นมาเอง" เลยเอามาแชร์กันค๊า
เรื่องเล่าเกี่ยวกับ การนำเสนอแบบมืออาชีพมาฝากค่ะ
เมื่อวันที่ 30 กันยายน ค.ศ. 2005 วอร์เร็น บัฟเฟ็ตต์ และบิลล์ เกตส์ ไปบรรยายให้นักศึกษาคณะ บริหารธุรกิจที่มหาวิทยาลัยเนบราสก้าฟัง มีคำถามจากนักศึกษาคนหนึ่งถามว่า วอร์เร็นจะแนะนำอะไร สำหรับนักศึกษาที่กำลังจะจบการศึกษาเข้าสู่โลกธุรกิจ พวกเขาควรจะเตรียมตัวอย่างไรบ้างเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพ
วอร์เร็นตอบว่าการพูดในที่สาธารณะเป็นทักษะที่สำคัญและจำเป็น ถ้ามีทักษะการนำเสนอที่ดีมันก็จะ เป็นสินทรัพย์ หากไม่มีก็เสมือนเป็นหนี้สิน เพราะว่าทักษะนี้มันจะอยู่กับเราไปห้าหกสิบปีในชีวิตทำงาน สำหรับเขาแล้วเคยอบรมทักษะการพูดในที่สาธารณะของเดลคาร์เนกี้ตั้งแต่ปีค.ศ. 1951 เมื่อทักษะนี้สำคัญ แต่ปรากฏว่าในโลกแห่งความเป็นจริงกับตรงกันข้าม
ในดีวีดีเรื่อง Conquering Death by PowerPoint ของ J. Douglas Jeffereys เขาได้แสดงสถิติที่น่า สนใจจากผลการสำรวจลูกค้าของเขาในช่วง มิ.ย. ค.ศ. 2001 ถึง ธ.ค. ค.ศ. 2004 พบว่า 60% ของ คนทั่วไปพบว่าการนำเสนอในทางธุรกิจน่าเบื่อ 34% บอกว่าทรมานที่ต้องนั่งฟัง มีเพียง 19% บอกว่า มีประสบการณ์การฟังการนำเสนอที่น่าสนุกและประทับใจ
จากหนังสือ Presenting to Win by Jerry Weissman มีการประมาณการว่าในแต่ละวันทั่วโลกมีการนำ เสนอโดยใช้ PowerPoint กว่า 30 ล้านครั้ง คิดดูว่าแต่ละวันมันเป็นความสูญเสียทางธุรกิจขนาดไหน หากการนำเสนอส่วนใหญ่เป็นอย่างที่สถิติบอกไว้ ที่จริงความเสียหายไม่ใช่แต่เพียงความน่าเบื่อหรือความทรมานจากการทนฟังการนำเสนอที่ไม่น่าสนใจเท่านั้น ความไม่ชำนาญในทักษะการจัดทำ PowerPoint อาจจะฆ่าคนตายได้
Edward Tufte ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและการนำเสนอ ซึ่งได้รับการยกย่องจาก New York Times ว่าเป็น “ลีโอนาร์โด ดาวินชี่ ทางด้านข้อมูล” ระบุว่าทักษะในการนำเสนอที่ไม่เก่งของวิศวกร จากองค์กรหนึ่งผนวกกับสไลด์ PowerPoint ที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูล ทำให้ผู้บริหาร NASA ไม่สามารถ เชื่อและเข้าใจว่ากระสวยอวกาศโคลัมเบียมีความเสี่ยงด้านเทคนิค ในที่สุดโคลัมเบียก็เกิดอุบัติเหตุขึ้น เมื่อวันที่ 1 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 2003 เป็นเหตุให้ลูกเรือนักบินอวกาศทั้งเจ็ดคนต้องเสียชีวิต ทั้งนี้หาก วิศวกรจากบริษัที่ว่ามีทักษะในการนำเสนอที่ดีและสไลด์ที่สื่อความได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว โศกนาฏกรรมครั้งนั้นอาจจะไม่เกิดขึ้น ส่วนใหญ่แล้วการนำเสนอทางธุรกิจมักจะพลาดท่าเสียทีอยู่สองเรื่องคือ ในตอนที่ออกแบบ หรือใน ตอนที่นำเสนอ ผมอยากแชร์ประสบการณ์ที่อาจจะช่วยทำให้การออกแบบทำได้ดีขึ้น
เวลาที่เราจัดเตรียมการนำเสนอนั้น เราควรตอบคำถามนี้ให้ได้ ผลลัพธ์สุดท้ายที่เราต้องการให้เกิดกับ ผู้ฟังการนำเสนอคืออะไร เราอยากให้เขาคิดอะไร หรือทำอะไรหลังจากการนำเสนอครั้งนี้ โดยทั่วไปการนำเสนอมีสามเป้าหมายใหญ่ๆคือ ทำให้คนเข้าใจในสิ่งที่เรานำเสนอ หรือทำให้เชื่อหรือ คล้อยตามในสิ่งที่เรานำเสนอ หรือทำให้ลงมือทำตามที่เรานำเสนอ
ตัวอย่างที่ดีคือภาพยนต์เรื่อง An Inconvenient Truth by Al Gorr อดีตรองประธานาธิบดีของอเมริกา ในหนังเขาเริ่มตั้งแต่การอธิบายให้เรื่องภาวะโลกร้อนเป็นเรื่องง่ายๆโดยใช้สื่อที่น่าสนใจตั้งแต่กราฟฟิคไปจนถึงการ์ตูน หลังจากนั้น เขาก็ทำให้คนดูเชื่อและคล้อยตามด้วยข้อมูลและสถิติทาง วิทยาศาสตร์ ตลอดจนหลักฐานด้วยภาพและภาพยนต์ จนกระทั่งตอนจบเขาก็มีการ Call for actions โดยมีรายการกว่ายี่สิบข้อให้คนที่ชมภาพยนต์เรื่องนี้เลือกไปปฏิบัติ ที่น่าเสียใจคือว่านักธุรกิจอย่างพวกเราจำนวนมาก ตกม้าตายตั้งแต่การทำให้คนเข้าใจ มีข้อมูลที่เราควรตระหนักไว้ในการออกแบบการนำเสนอดังต่อไปนี้
จากหนังสือ Listening – The forgotten skill by Madelyn Burley- Allen เขาบอกว่าโดยเฉลี่ยแล้ว ประสิทธิภาพในการฟังของคนทั่วไปอยู่ที่ประมาณ 25%
ในหนังสือ Developing Effective Training by Tony Pont แนะนำไว้ว่า พยายามทำให้การนำเสนอ ของคุณสั้นเพียง 15-20 นาที เพราะว่านั่นเป็นระยะเวลาที่ฟังที่เป็นผู้ใหญ่(Adult)ทั่วไปสามารถจะรับ ฟังการนำเสนอได้ หากเกินกว่านั้น มักจะไม่สามารถดึงสมาธิของเขาไว้ได้
นอกจากนี้ David L. Sousa กล่าวไว้ในหนังสือ How the brain learn ว่า หลังการเรียนรู้ไปยี่สิบสี่ ชั่วโมง เราจะรักษาความรู้ได้เพียง 5% เท่านั้นหากเป็นการรับฟังการบรรยาย หากให้ระดมความคิด และทำงานกลุ่มจะขึ้นมาถึง 50% หากใช้วิธีลองฝึกฝนทักษะและความรู้นั้นจะเพิ่มขึ้นถึง 75% และ หากนำไปใช้งานทันที หรือนำไปสอนต่อ จะสูงถึง 90%
หากเราตระหนักถึงธรรมชาติของมนุษย์ในการสื่อสารแล้ว เราน่าจะออกแบบการสื่อสารได้ดีขึ้น อย่าง ที่ Ludwig Mies van Der Rohe (เกิด 27 มีนาคม ค.ศ. 1886 เสียชีวิต 17 สิงหาคม ค.ศ.1969) ซึ่ง เป็นสถาปนิกที่โด่งดังและได้รับการยกย่องว่าเป็น Modern Architecture กล่าวไว้ว่า More is Less หรือ ยิ่งให้มากคนยิ่งรับได้น้อย ดังนั้นเราต้องระมัดระวังอย่าอัดข้อมูลมากเกินไปในการนำเสนอ
มีคำแนะนำในการออกแบบลำดับของสไลด์ใน PowerPoint ดังนี้
ค่อยยังชั่วหน่อย ที่มีที่มาที่ไปจะได้เอามาใช้สนับสนุนงานของเจ๊แซนซักหน่อย ช่วงนี้งานหลักเจ๊แซนยุ่งมากเหลือเกิน อาจมีเวลาเข้ามาโม้ได้นิดนึง ที่ติดกันไว้เอาไว้คราวหน้าจะมาโม้เต็มเหนี่ยวเลยนะค๊า แล้วเจอกันเน้อ!!!
http://sandyslides.blogspot.com/
เรื่องเล่าเกี่ยวกับ การนำเสนอแบบมืออาชีพมาฝากค่ะ
วอร์เร็นตอบว่าการพูดในที่สาธารณะเป็นทักษะที่สำคัญและจำเป็น ถ้ามีทักษะการนำเสนอที่ดีมันก็จะ เป็นสินทรัพย์ หากไม่มีก็เสมือนเป็นหนี้สิน เพราะว่าทักษะนี้มันจะอยู่กับเราไปห้าหกสิบปีในชีวิตทำงาน สำหรับเขาแล้วเคยอบรมทักษะการพูดในที่สาธารณะของเดลคาร์เนกี้ตั้งแต่ปีค.ศ. 1951 เมื่อทักษะนี้สำคัญ แต่ปรากฏว่าในโลกแห่งความเป็นจริงกับตรงกันข้าม
ในดีวีดีเรื่อง Conquering Death by PowerPoint ของ J. Douglas Jeffereys เขาได้แสดงสถิติที่น่า สนใจจากผลการสำรวจลูกค้าของเขาในช่วง มิ.ย. ค.ศ. 2001 ถึง ธ.ค. ค.ศ. 2004 พบว่า 60% ของ คนทั่วไปพบว่าการนำเสนอในทางธุรกิจน่าเบื่อ 34% บอกว่าทรมานที่ต้องนั่งฟัง มีเพียง 19% บอกว่า มีประสบการณ์การฟังการนำเสนอที่น่าสนุกและประทับใจ
จากหนังสือ Presenting to Win by Jerry Weissman มีการประมาณการว่าในแต่ละวันทั่วโลกมีการนำ เสนอโดยใช้ PowerPoint กว่า 30 ล้านครั้ง คิดดูว่าแต่ละวันมันเป็นความสูญเสียทางธุรกิจขนาดไหน หากการนำเสนอส่วนใหญ่เป็นอย่างที่สถิติบอกไว้ ที่จริงความเสียหายไม่ใช่แต่เพียงความน่าเบื่อหรือความทรมานจากการทนฟังการนำเสนอที่ไม่น่าสนใจเท่านั้น ความไม่ชำนาญในทักษะการจัดทำ PowerPoint อาจจะฆ่าคนตายได้
Edward Tufte ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและการนำเสนอ ซึ่งได้รับการยกย่องจาก New York Times ว่าเป็น “ลีโอนาร์โด ดาวินชี่ ทางด้านข้อมูล” ระบุว่าทักษะในการนำเสนอที่ไม่เก่งของวิศวกร จากองค์กรหนึ่งผนวกกับสไลด์ PowerPoint ที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูล ทำให้ผู้บริหาร NASA ไม่สามารถ เชื่อและเข้าใจว่ากระสวยอวกาศโคลัมเบียมีความเสี่ยงด้านเทคนิค ในที่สุดโคลัมเบียก็เกิดอุบัติเหตุขึ้น เมื่อวันที่ 1 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 2003 เป็นเหตุให้ลูกเรือนักบินอวกาศทั้งเจ็ดคนต้องเสียชีวิต ทั้งนี้หาก วิศวกรจากบริษัที่ว่ามีทักษะในการนำเสนอที่ดีและสไลด์ที่สื่อความได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว โศกนาฏกรรมครั้งนั้นอาจจะไม่เกิดขึ้น ส่วนใหญ่แล้วการนำเสนอทางธุรกิจมักจะพลาดท่าเสียทีอยู่สองเรื่องคือ ในตอนที่ออกแบบ หรือใน ตอนที่นำเสนอ ผมอยากแชร์ประสบการณ์ที่อาจจะช่วยทำให้การออกแบบทำได้ดีขึ้น
เวลาที่เราจัดเตรียมการนำเสนอนั้น เราควรตอบคำถามนี้ให้ได้ ผลลัพธ์สุดท้ายที่เราต้องการให้เกิดกับ ผู้ฟังการนำเสนอคืออะไร เราอยากให้เขาคิดอะไร หรือทำอะไรหลังจากการนำเสนอครั้งนี้ โดยทั่วไปการนำเสนอมีสามเป้าหมายใหญ่ๆคือ ทำให้คนเข้าใจในสิ่งที่เรานำเสนอ หรือทำให้เชื่อหรือ คล้อยตามในสิ่งที่เรานำเสนอ หรือทำให้ลงมือทำตามที่เรานำเสนอ
ตัวอย่างที่ดีคือภาพยนต์เรื่อง An Inconvenient Truth by Al Gorr อดีตรองประธานาธิบดีของอเมริกา ในหนังเขาเริ่มตั้งแต่การอธิบายให้เรื่องภาวะโลกร้อนเป็นเรื่องง่ายๆโดยใช้สื่อที่น่าสนใจตั้งแต่กราฟฟิคไปจนถึงการ์ตูน หลังจากนั้น เขาก็ทำให้คนดูเชื่อและคล้อยตามด้วยข้อมูลและสถิติทาง วิทยาศาสตร์ ตลอดจนหลักฐานด้วยภาพและภาพยนต์ จนกระทั่งตอนจบเขาก็มีการ Call for actions โดยมีรายการกว่ายี่สิบข้อให้คนที่ชมภาพยนต์เรื่องนี้เลือกไปปฏิบัติ ที่น่าเสียใจคือว่านักธุรกิจอย่างพวกเราจำนวนมาก ตกม้าตายตั้งแต่การทำให้คนเข้าใจ มีข้อมูลที่เราควรตระหนักไว้ในการออกแบบการนำเสนอดังต่อไปนี้
จากหนังสือ Listening – The forgotten skill by Madelyn Burley- Allen เขาบอกว่าโดยเฉลี่ยแล้ว ประสิทธิภาพในการฟังของคนทั่วไปอยู่ที่ประมาณ 25%
ในหนังสือ Developing Effective Training by Tony Pont แนะนำไว้ว่า พยายามทำให้การนำเสนอ ของคุณสั้นเพียง 15-20 นาที เพราะว่านั่นเป็นระยะเวลาที่ฟังที่เป็นผู้ใหญ่(Adult)ทั่วไปสามารถจะรับ ฟังการนำเสนอได้ หากเกินกว่านั้น มักจะไม่สามารถดึงสมาธิของเขาไว้ได้
นอกจากนี้ David L. Sousa กล่าวไว้ในหนังสือ How the brain learn ว่า หลังการเรียนรู้ไปยี่สิบสี่ ชั่วโมง เราจะรักษาความรู้ได้เพียง 5% เท่านั้นหากเป็นการรับฟังการบรรยาย หากให้ระดมความคิด และทำงานกลุ่มจะขึ้นมาถึง 50% หากใช้วิธีลองฝึกฝนทักษะและความรู้นั้นจะเพิ่มขึ้นถึง 75% และ หากนำไปใช้งานทันที หรือนำไปสอนต่อ จะสูงถึง 90%
หากเราตระหนักถึงธรรมชาติของมนุษย์ในการสื่อสารแล้ว เราน่าจะออกแบบการสื่อสารได้ดีขึ้น อย่าง ที่ Ludwig Mies van Der Rohe (เกิด 27 มีนาคม ค.ศ. 1886 เสียชีวิต 17 สิงหาคม ค.ศ.1969) ซึ่ง เป็นสถาปนิกที่โด่งดังและได้รับการยกย่องว่าเป็น Modern Architecture กล่าวไว้ว่า More is Less หรือ ยิ่งให้มากคนยิ่งรับได้น้อย ดังนั้นเราต้องระมัดระวังอย่าอัดข้อมูลมากเกินไปในการนำเสนอ
มีคำแนะนำในการออกแบบลำดับของสไลด์ใน PowerPoint ดังนี้
- จัดทำสไลด์ตามลำดับของเนื้อหา
- เป็น Bullet point ไม่ใช่ Word point นี่เป็นข้อผิดพลาดใหญ่เลยสำหรับคนทั่วๆไป อย่าลืม ว่า PowerPoint ออกแบบมาเพื่อช่วยสื่อความ หากมีข้อมูลที่ต้องนำเสนอมากมายแบบกรณีกระสวยโคลัมเบีย อย่าอัดข้อมูลลงในสไลด์ ให้ แจกเป็นเอกสารประกอบที่เป็น Word Document หรือมีตารางข้อมูลโดยละเอียด ไม่ใช่นำไปยัดใส่ ในสไลด์ทั้งหมด
- ในแต่ละ Bullet ควรจบในบรรทัดเดียวกัน ควรจะอยู่ระหว่างหกถึงแปดคำในภาษาอังกฤษ หรือ ไม่เกินสิบคำในภาษาไทย ให้นึกง่ายๆว่าเป็นการพาดหัวข่าวหนังสือพิมพ์ ไม่จำเป็นต้องเป็นประโยคที่ สมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น “ปูนใหญ่โกอินเตอร์” “แอมเวย์ดับเบิ้ลยอดขายในห้าปี” ไม่ควรเกินหก Bullet ในแต่ละหน้า หรือไม่ควรเกินหกบรรทัดในแต่ละสไลด์
- ใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่
- ใช้สีตัวอักษรตัดกับพื้น Background ของสไลด์
- ใช้ภาพประกอบ อย่างที่สุภาษิตจีนบอกไว้ว่า ภาพหนึ่งภาพบอกได้มากกว่าหมื่นคำพูด
- อย่าให้เทคนิคของ PowerPoint ขโมยซีน ผู้นำเสนอคือศูนย์กลางความสนใจไม่ใช่เทคนิคที่มากจนเกินพอดี
ค่อยยังชั่วหน่อย ที่มีที่มาที่ไปจะได้เอามาใช้สนับสนุนงานของเจ๊แซนซักหน่อย ช่วงนี้งานหลักเจ๊แซนยุ่งมากเหลือเกิน อาจมีเวลาเข้ามาโม้ได้นิดนึง ที่ติดกันไว้เอาไว้คราวหน้าจะมาโม้เต็มเหนี่ยวเลยนะค๊า แล้วเจอกันเน้อ!!!
http://sandyslides.blogspot.com/
0 comments:
Post a Comment